Gestiona el stock de tu farmacia de forma eficiente con estas 7 fórmulas

Controlar los inventarios es fundamental en cualquier empresa, pero en el caso del stock de una farmacia, entran en juego particularidades únicas. Desde los rigurosos controles de seguridad hasta la caducidad de los productos, una mala gestión puede generar importantes pérdidas económicas y afectar a la calidad en la atención al usuario. ¿Quieres saber cómo optimizar este proceso de manera efectiva y con soluciones prácticas? Sigue leyendo para descubrir las claves de una gestión de inventario impecable.

El equilibrio perfecto: qué es el stock y cómo calcularlo

El stock de una farmacia se refiere al conjunto de productos que tiene disponibles para la venta en su almacén y en su espacio de exposición. Manejar este inventario de forma eficiente no solo garantiza que los clientes puedan encontrar lo que necesitan en el momento adecuado, sino que también es un pilar clave para la rentabilidad y el funcionamiento saludable de la farmacia. Pero, ¿cómo se determina qué cantidad es la ideal?

El cálculo básico para conocer el nivel de stock consiste en identificar la cantidad de productos disponibles en la farmacia, cruzar esos datos con las cifras de ventas, y los periodos de reposición de los mismos, así como los precios en base al modelo de aprovisionamiento elegido. En una farmacia, esta tarea implica múltiples variables. Por un lado, es esencial conocer la velocidad de rotación de los productos, es decir, cuántas unidades se venden en un período determinado. Por otro, debe tenerse en cuenta la caducidad de los medicamentos y el tiempo que tardan los proveedores en hacer las entregas.

Ahora bien, la parte más compleja llega al responder cuánto stock debería mantenerse. No existe una única respuesta, pues depende de factores específicos como el tamaño de la farmacia, la variabilidad de la demanda, y las particularidades de los productos. Dicho esto, una referencia útil es mantener un inventario que se corresponda con un porcentaje comprendido entre el 8% y el 12% de la facturación anual. 

¿Por qué es tan importante encontrar el equilibrio? Porque un exceso de inventarios inmoviliza capital, ocupa espacio físico y aumenta el riesgo de pérdidas por caducidadl obsolescencia y descontrol. Por otro lado, la falta de productos críticos no solo afecta a los ingresos: también repercute negativamente en la experiencia de los clientes. Para una gestión más precisa, muchas farmacias recurren al concepto de stock mínimo y stock máximo: el stock mínimo asegura que siempre se cuente con una cantidad suficiente para cubrir la demanda inmediata, mientras que el stock máximo marca el límite razonable de reposición en base a el tiempo de reaprovisionamiento. 

Cómo optimizar el stock en tu farmacia: factores y ventajas

Para una gestión ajustada a la realidad del stock de una farmacia, es clave identificar y revisar regularmente los siguientes factores:

• Estacionalidad: muchos artículos, desde antigripales hasta solares, tienen demandas que cambian a lo largo del año.
• Rotación: conocer qué productos tienen mayor o menor salida permite adaptar el inventario de forma dinámica.
• Caducidad: es necesario anticipar cuándo un producto está cerca de vencer para evitar pérdidas económicas.
• Tamaño de la farmacia: la dimensión determina en qué productos conviene centrarse. Un espacio amplio permite diversificar; uno pequeño debe priorizar los artículos de mayor demanda.
• Frecuencia y condiciones de suministro: si los pedidos llegan rápido, se puede reducir el stock sin arriesgar la disponibilidad.

Gestionar bien estas variables trae consigo ventajas como:

• Reducir el riesgo de tener productos inmovilizados
• Ahorrar espacio en el almacén
• Disminuir el número de productos caducados
• Ofrecer siempre lo que buscan los clientes, evitando desabastecimientos. 
• Fortalecer la salud financiera de la farmacia al liberar recursos que pueden invertir en otras áreas clave.

Para dar un paso más, implantar un plan personalizado para la gestión del stock de tu farmacia es esencial para garantizar un control eficiente y ordenado de los productos. Mediante una planificación sistemática, se optimizan los recursos disponibles, se mejora la capacidad de respuesta a variaciones en la demanda y se mitiga el riesgo de pérdidas innecesarias. Este enfoque organizado permite a las farmacias operar con previsión y adaptabilidad, asegurando que los procesos internos se alineen con las metas de sostenibilidad y satisfacción de los clientes.

¿Cómo clasificar el stock de tu farmacia con el método ABCD?

El método ABCD es una herramienta sencilla y poderosa para la gestión del stock de una farmacia. Imagina que divides todos tus productos en cuatro categorías, según el valor que aportan y su frecuencia de venta:

• A. Son los productos estrella, como el paracetamol o los antihistamínicos de uso diario. Aunque esta categoría engloba pocos productos, éstos generan la mayor parte de las ventas y siempre deben estar disponibles.
• B. Artículos relevantes pero de media rotación, como cremas para el cuidado de la piel o suplementos alimenticios, y también muchos medicamentos. Son importantes y suman bastante en el día a día.
• C. Incluye productos que se venden menos, pero son necesarios para completar la oferta,completan la lista de la compra del cliente y por tanto, cumplen su función aunque tengan un impacto menor en las ventas.
• D. Son artículos de venta muy puntual, por ejemplo, productos específicos para alergias raras o equipos ortopédicos poco demandados.

Al aplicar el método ABCD, podrás priorizar la gestión del inventario y tomar decisiones inteligentes sobre qué reponer o promocionar. Sus ventajas son claras:

• Ayuda a mantener el control sobre el inventario relevante.
• Disminuye el riesgo de rotura de stock de productos esenciales.
• Aprovecha mejor el espacio y el presupuesto.
• Da argumentos para negociar mejor con proveedores.

7 recomendaciones prácticas para gestionar el stock de una farmacia

Más allá de simples ajustes, estas recomendaciones para gestionar mejor el stock de tu farmacia están diseñadas para fortalecer la organización, incrementar la eficiencia operativa y garantizar la disponibilidad de productos clave.

1. Analiza la demanda regularmente: revisa los patrones de compra de tus clientes. Identificar los productos de alta rotación evita fallos de stock en medicamentos esenciales y permite ajustar las cantidades.
2. Establece un sistema de control automatizado. Utiliza software especializado para el seguimiento en tiempo real. Esto facilita detectar productos próximos a agotarse y gestionar pedidos de reposición de forma ágil.
3. Mantén niveles mínimos y máximos de stock. Define cantidades óptimas para cada producto. Esto evita inmovilizar recursos con exceso de inventario o problemas por desabastecimiento.
4. Aplica inventarios cíclicos. Realiza verificaciones periódicas por secciones. Esto asegura una revisión constante sin paralizar la operación diaria de la farmacia.
5. Prioriza la caducidad de los productos. Gestiona primero aquellos artículos próximos a caducar y ordénalos correctamente en las estanterías para reducir pérdidas.
6. Revisa los acuerdos de devolución. Asegúrate de conocer y aprovechar las políticas de devolución de medicamentos y productos sanitarios para evitar acumulación innecesaria.
7. Realiza formaciones periódicas al equipo. Capacitar al personal en buenas prácticas de gestión de stock refuerza la cultura de control y contribuye a detectar incidencias a tiempo.

Farmazul: transformando la gestión farmacéutica

En Farmazul nos dedicamos a ofrecer soluciones integrales que impulsen la eficiencia de las farmacias: herramientas tecnológicas avanzadas, programas de fidelización y servicios de marketing personalizados. Trabajamos junto a ti para cubrir todas las necesidades de gestión que puedan surgir. Nuestra misión es convertirnos en aliados estratégicos, ayudando a optimizar los recursos y mejorando la experiencia tanto para los profesionales como para los clientes.

Uno de los pilares fundamentales de nuestro modelo es la gestión de stock. Sabemos que un control eficiente y preciso de los inventarios es esencial para garantizar la disponibilidad de productos clave, minimizar el desperdicio y optimizar los recursos de cada farmacia. Ofrecemos herramientas innovadoras y metodologías probadas que permiten a las farmacias adheridas gestionar sus existencias de forma sencilla y eficaz, asegurando operaciones fluidas y rentables.

Además, nuestros acuerdos con los proveedores, tanto en verticalización como en suministro eficiente, nos garantizan una rotación óptima y precios competitivos sin la necesidad de mantener un stock elevado. Nuestro equipo trabaja muchas horas al día para asegurar que los productos disponibles en la farmacia sean aquellos que se venderán en un tiempo razonable.

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